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Formulario de preinscripción online

Berrly ofrece la opción de generar un formulario de preinscripción que permite colgarlo en el web de la asociación y a través del cual los nuevos socios se pueden preinscribir online. La gran ventaja de esta opción es que los datos de los nuevos socios se incluyen automáticamente en tu base de datos de forma que no tendrás que volver a picar los datos.

Se pueden crear tantos formularios de preinscripción online como sean necesarios y son totalmente configurables independientemente los unos de los otros. Podemos personalizar cada formulario en función del segmento a quien vaya dirigido y por tanto, en base a la necesidad de recogida de datos que tengamos por cada uno de los segmentos.

Por ejemplo, dentro de la nuestro base de datos tenemos los socios de la asociación segmentados según la siguiente tipología: Socios y Voluntarios. Por cada uno de estos segmentos podemos tener un formulario de preinscripción online con datos diferentes colgado a nuestro web para invitar a nuevos socios y voluntarios a que se inscriban a la nuestro asociación. De los socios probablemente necesitaremos recoger más datos que las que necesitamos recoger de los voluntarios, como por ejemplo serían los datos bancarios y por tanto en el formulario de Socios activaremos los campos de datos bancarios mientras que al formulario de los Voluntarios no.

Cómo podemos crear los formularios?

Desde el menú Socios, a configuraciones y entrando al Formulario de preinscripción online haremos clic al botón azul de arriba a la derecha de la pantalla “Nuevo formulario”.

Podemos cambiarle el nombre para identificarlo haciendo clic encima del nombre del formulario que veremos arriba a la izquierda (por defecto nos aparecerá como Formulario 2). Ahora solo habrá que configurarlo.

A medida que creamos formularios, el desplegable nos dejará escoger qué formulario queremos editar.

Para configurar los campos de datos de un formulario:

En el listado se muestran todos los campos de datos disponibles, tanto los campos predeterminados como los campos configurables que habremos añadido previamente.

  • Columna Visible: activando (SI) y desactivando (NO) podemos configurar los campos que volguem mostrar en el formulario según la necesidad que de recogida de datos.
  • Columna Obligatorio:  activando (SI) los diferentes campos podemos configurarlos para hacer que sean obligatorios a contestar.
  • Campos por defecto: esta opción permite pre-llenar respuestas por defecto de forma que la persona que llena el formulario ya no tendrá que contestar. Para configurar la respuesta por defecto solo hay que introducir la respuesta predeterminada dentro del campo de texto.

    Siguiendo el ejemplo de tipología de socio, si una persona se preinscribe como Voluntario, lo hará mediante el formulario configurado expresamente para los Voluntarios en el que por ejemplo lo Camp Tipología de socio ya estará preomplert con la respuesta por defecto Voluntario.

Etiquetas por defecto

A la parte inferior de esta pantalla encontraremos el apartado de Hashtags por defecto.


Esta opción es útil sobre todo cuando tenemos creados más de un formulario de preinscripción online y permite definir y atribuir a un formulario de preinscripción ciertas Hashtags por defecto. De este modo el sistema segmentará automáticamente dentro de la base de datos todas las nuevas solicitudes de preinscripción que te lleguen online. En la hora de validar y de incorporar los nuevos socios a tu base de datos ya se etiquetarán por defecto sin tenerlo que hacer manualmente. El sistema detectará con qué formulario de preinscripción se han inscrito los nuevos socios y automáticamente los asignará el hashtag correspondiente que hayas determinado por defecto.

En este apartado nos aparecerán los Grupos de hashtags que tengamos configurados dentro del menú Hashtags. Solo habrá que escoger qué o qué Hashtags queremos que se asignen automáticamente cuando alguien se preinscriba con el formulario que estamos configurando.

Siguiendo con el ejemplo, Berrly asignará el hashtag Voluntario a la persona que se preinscribe mediante el formulario Preinscripción de Voluntarios, y la de Socio a aquellos que lo hagan mediante el formulario de Socios.

Texto legal

Para añadir Texto legal a un formulario: A la parte derecha de la pantalla hay un botón verde “Añadir texto legal”. Haciendo clic podremos añadir un título y el Texto Legal que queremos incluir en el formulario de preinscripción. Se pueden incluir más de uno.

Una vez hayamos configurado el formulario podemos previsualitzar-*lo haciendo clic al icono del ojo, de esta forma veremos como queda visualmente el formulario antes de colgarlo al web de la asociación.

Cómo podemos posar el formulario en linea?

Por cada formulario que creamos el sistema generará un enlace que mostrará en la parte de color verde de esta pantalla. Este enlace es el que tendremos que colgar en el web de la asociación o a nuestras reds sociales si queremos activar las preinscripciones online.

Notificación de solicitudes de preinscripción

Cuando tengas solicitudes de nuevas preinscripciones online el sistema te avisará mediante el botón “Preinscripciones” que solo aparecerá a la parte superior derecha de la pantalla del menú Socios cuando haya preinscripciones de nuevos socios pendientes a validar. El mismo botón te indicará el número de preinscripciones pendientes a validar.

Haciendo clic en este botón se desplegará un listado con todas las preinscripciones pendientes de revisar y validar para incluir el nuevo socio en la base de datos automáticamente.

Haciendo clic al icono de ficha de socio de la derecha el sistema mostrará el formulario de preinscripción llenado por el nuevo socio con sus datos, que solo tendrás que «Desar» con el botón azul que encontrarás a la parte inferior derecha para incorporarlo a tu base de datos y crear el nuevo socio.