Ejemplo de uso: AMPA

Cómo pueden usar Berrly las asociaciones de padres y madres de alumnos

Gestión de socios

Joaquin, por ejemplo, es un alumno de ciclo inicial, 1º B, y hace las extraescolares de fútbol y natación.

Los usuarios que tengan permisos para añadir nuevos miembros, podrán añadir todos los datos personales de cada persona y su fotografía. Después, además, podrán poner las etiquetas que crean convenientes para cada miembro.

Estas etiquetas las crea cada centro en función de sus necesidades. Pueden ir desde aspectos generales a muy concretos y sirven para poder hacer grupos teniendo en cuenta las relaciones.

Las etiquetas nos permiten ver o imprimir listas con sólo algunos miembros del AMPA y discriminando el resto. Esto es muy útil cuando sólo queremos comunicarnos con una parte de los miembros de la asociación. Las etiquetas son acumulativas y por lo tanto cada persona puede tener más de una.

También podemos hacer búsquedas teniendo en cuenta varias etiquetas. Por ejemplo si queremos saber todos los alumnos de ciclo medio que se quedan al comedor, seleccionaremos las etiquetes ALUMNO, CICLO MEDIO, COMEDOR y Berrly hará el filtro y mostrará únicamente los alumnos que tengan estas tres etiquetas.

Otros ejemplos de etiquetas que pueden ser útiles para una AMPA: Profesor / profesora, Padre / madre, Junta directiva, Comedor, Escuela de verano, etc…

Comunicación con las familias

Hola [nombre de la persona],
Te recordamos que la próxima reunión de junta será…

Los miembros de la junta encargados de escribir y enviar las circulares a las familias de la escuela lo tendrán muy fácil con Berrly.

De entrada las comunicaciones se podrán escribir desde cualquier ordenador con conexión a Internet y se pueden guardar como borrador para que, si hace falta, las revisen o añadan más información el resto de miembros con acceso.

Para redactar, ésta herramienta nos facilita un cuadro de texto donde podemos escribir y tenemos la opción de personalizar la plantilla y ver como quedará el email. Un aspecto diferenciador de los envíos de correo habituales es que Berrly nos da la opción de que el email sea personalizado y que por lo tanto aparezca el nombre de cada una de las personas a las que se les envía el correo.

También nos permite añadir un botón que aparecerá en el email donde se podrá informar de su asistencia a los próximos eventos. Berrly guardará su respuesta de forma que podremos tener un control sobre cuántos participantes habrá en cada uno de los eventos que realizamos.

Otro aspecto importante es que las etiquetas nos permiten seleccionar de forma sencilla quién queremos que reciba esta información. Así pues, podemos hacer que una circular la reciban todos los socios que tenemos en nuestra base de datos o solo los miembros que tienen una etiqueta concreta.

Estas circulares, una vez finalizadas, podremos programarlas para que se envíen de forma automática en un día y una hora concreta. De este modo no hará falta que haya alguien pendiente de enviarlas ni tampoco tendremos problemas enviando el correo sin copia oculta o cuestiones similares.

En el apartado “Comunicaciones” de Berrly tendremos siempre una compilación de los diferentes estados de las circulares. Podremos ver los borradores, las que están programadas para enviarse pero todavía no lo han hecho (en cola) y las que ya se han enviado.

Haz click aquí para confirmar tu asistencia a los próximos eventos.

Próxima reunión de junta (JUNTA); Menú del mes de septiembre (COMEDOR, MONITORES, PROFESORES, JUNTA); ¡Los piojos han empezado el curso con nosotros! (TODOS)

Eventos y actividades extraescolares.


Evento: Cena de final de curso
22 de junio a las 20h. Escuela Cervantes.
Etiqueta de acontecimiento: ACTIVIDAD
Etiqueta de asistencia: VEGETARIANO, CELIACO, FRUTOS SECOS, PESCADO, MARISCO, LACTOSA

En este apartado podremos crear todos los eventos que organizamos desde el AMPA. Al crearlo tendremos que poner la información básica: el nombre, la fecha, la hora, la dirección y, si queremos, una fotografía y el mapa para llegar.

Igual que con los socios, los acontecimientos también se pueden clasificar con etiquetas. Las etiquetas son muy fáciles de crear y nos permiten saber de qué tipo de evento se trata: REUNIÓN, CURSOS, ACTIVIDAD. Ésta clasificación nos permitirá obtener información más desglosada en los informes.

Así mismo, tenemos la opción de añadir más información cuando creamos un evento. Podemos crear etiquetas de asistencia que serán visibles cuando los asistentes reciban el email para confirmar y nos permitirán obtener más información sobre cada asistente.

Para acabar de crear el evento tendremos que decir la fecha y hora cuando queramos que se abra la inscripción (y por lo tanto los usuarios puedan empezar a confirmar su asistencia) así como la fecha y hora para que se cierre.

Finalmente, Berrly nos da la opción de hacer que éste evento sólo sea visible para algunos de los socios, lo haremos usando las etiquetas de socio. De este modo se puede restringir la confirmación y sólo obtendremos respuestas del grupo que nos interesa.


Evento: Curso “Los niños con problemas para dormir”
17 de octubre a las 18h. Frederic Mistral Tècnic Eulàlia
Etiqueta de evento: CURSOS
Etiqueta de asistencia: –
Cuando se abre la inscripción: 17 de septiembre
Cuando se cierra la inscripción: 10 de octubre
Etiquetes de socios que lo reciben: FAMILIAS

Una vez creado

Una vez creado el evento quedará guardado en Berrly en el apartado “Futuros eventos” y los usuarios podrán empezar a confirmar su asistencia a partir de la fecha y hora en que lo habremos programado.

Junto al evento encontraremos dos botones. Uno nos permite ver un pequeño informe donde aparece el recuento de confirmaciones y el otro nos permite ver qué ha contestado cada persona de forma individual o si todavía no han respondido. En esta última opción también podemos hacer cambios nosotros mismos sobre la respuesta de personas concretas.

Berrly también guarda un registro de todos los eventos pasados. Seguimos conservando las mismas opciones que en los eventos futuros para saber, por ejemplo, qué asistencia tuvo o poder modificar los cambios de asistencia que se produjeron. Un caso muy típico es alguien que dijo que vendría pero al final no vino.

¿Cómo lo reciben los usuarios?

Cuando hagamos el envío de una circular tenemos la opción de añadir un botón para que cada usuario, de forma individual, pueda confirmar su asistencia a los próximos eventos a los que ha sido invitado.

El usuario sólo tendrá que hacer un click y se le redirigirá a una página donde se le informará de cuáles son sus próximos eventos y toda la información básica (fecha, hora, dirección…). Será necesario que confirme si vendrá o no vendrá y, en caso de que haya alguna etiqueta de asistencia programada, seleccionarla del desplegable.

El usuario podrá entrar en este espacio todas las veces que quiera y cambiar sus respuestas siempre que esté dentro del plazo en el que se cierran las inscripciones.

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