{"id":12949,"date":"2023-07-10T10:30:27","date_gmt":"2023-07-10T08:30:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.berrly.com\/?p=12949"},"modified":"2024-01-08T09:17:01","modified_gmt":"2024-01-08T08:17:01","slug":"10-consejos-para-una-base-de-datos-con-una-gestion-de-socios-efectiva","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.berrly.com\/es\/2023\/07\/10-consejos-para-una-base-de-datos-con-una-gestion-de-socios-efectiva\/","title":{"rendered":"10 consejos para una base de datos con una gesti\u00f3n de socios efectiva"},"content":{"rendered":"<p>La <strong>gesti\u00f3n de socios<\/strong> es una actividad fundamental en el devenir de cualquier clase de asociaci\u00f3n, club o colectivo humano. De hecho, constituye la base de la organizaci\u00f3n y determina la posibilidad de alcanzar los objetivos planteados.<\/p>\n<p>En los tiempos actuales, existe una herramienta potent\u00edsima para llevar a cabo esta gesti\u00f3n: el<strong> <em>big data<\/em><\/strong>. Nunca como hasta ahora hab\u00edas tenido a tu disposici\u00f3n tanta informaci\u00f3n ni la capacidad de trabajarla y analizarla tan bien en tiempo real.<\/p>\n<p>Tu <strong>base de datos<\/strong> es un aut\u00e9ntico tesoro, sobre todo si tienes claro c\u00f3mo gestionarla. En este contenido te proporcionamos algunas referencias valiosas para hacerlo.<\/p>\n<h2><strong>Importancia de las bases de datos en las organizaciones actuales<\/strong><\/h2>\n<p>La <strong>base de datos de socios<\/strong> permite cuantificar las caracter\u00edsticas y la informaci\u00f3n relacionada con ellos. Por lo tanto, su presencia es imprescindible para alcanzar las metas y los prop\u00f3sitos de cada entidad.<\/p>\n<p>Con su apoyo y su respaldo, los socios dan sentido al trabajo realizado y determinan la capacidad real de actuaci\u00f3n. Gracias a sus aportaciones, proporcionan el sustrato econ\u00f3mico necesario y, cuantos m\u00e1s son, mayor trascendencia y visibilidad se obtiene. De ello deriva, por ejemplo, la posibilidad de acceder a m\u00e1s ayudas y subvenciones, as\u00ed como la <strong>fortaleza para asumir nuevos retos y proyectos<\/strong>.<\/p>\n<p>Cuidarlos se convierte, pues, en una cuesti\u00f3n capital para toda entidad del tercer sector. Y, para ello,<strong> necesitas conocerlos<\/strong>. Saber qui\u00e9nes son, qu\u00e9 buscan, c\u00f3mo act\u00faan, de qu\u00e9 modo se relacionan con la organizaci\u00f3n y cu\u00e1les son sus intereses es la llave del \u00e9xito en este apartado.<\/p>\n<p>Antes, esta labor depend\u00eda de complejas y costosas investigaciones de mercado dif\u00edcilmente asumibles. Ahora, las organizaciones cuentan con las <strong>herramientas tecnol\u00f3gicas \u00f3ptimas<\/strong> para adquirir estos conocimientos con mayor fiabilidad, rigor y econom\u00eda.<\/p>\n<p>El <em>big data <\/em>lo ha hecho posible. Solo tienes que contar con una buena <strong>base de datos<\/strong> para disfrutar de este universo de conocimientos con el que interpretar la realidad.<\/p>\n<h3><em>Big data<\/em>, un cambio de paradigma<\/h3>\n<p>Gracias a esta tecnolog\u00eda, tu organizaci\u00f3n puede tomar decisiones de modo m\u00e1s veloz, eficaz y sencillo. Adem\u00e1s, el caudal de informaci\u00f3n que proporciona permite <strong>identificar oportunidades y debilidades con antelaci\u00f3n<\/strong>. De este modo, en el plano social, est\u00e1s en condiciones de tratar mejor a quienes constituyen la esencia de tu entidad.<\/p>\n<p>El<em> big data <\/em>gestiona datos que, con m\u00e9todos tradicionales, resultar\u00eda imposible compilar y procesar. Pero su importancia real no es que pueda acumular mucha informaci\u00f3n, sino todo lo que puedes hacer con ella. B\u00e1sicamente, <strong>encontrar respuestas a las preguntas esenciales que afectan a tu asociaci\u00f3n o club<\/strong>.<\/p>\n<p>La gesti\u00f3n adecuada de los datos generados por tu organizaci\u00f3n te ofrece importantes ventajas:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Ahorro econ\u00f3mico<\/strong>. Los costos se reducen, sobre todo en dos direcciones. En primer lugar, porque almacenar ingentes cantidades de datos \u00fatiles resulta mucho m\u00e1s barato que nunca gracias a la nube y a estos sistemas. Adem\u00e1s, analizar la realidad a trav\u00e9s de ellos permite evitar errores, as\u00ed como economizar u obtener m\u00e1s recursos.<\/li>\n<li><strong>Decidir mejor en tiempo real<\/strong>. Conocer qu\u00e9 est\u00e1 pasando simplifica las dificultades decisionales. El an\u00e1lisis exhaustivo, casi inmediato, es clave para el acierto.<\/li>\n<li><strong>Conocer las fortalezas y las oportunidades<\/strong>. Los datos no mienten, y esos conocimientos se encuentran ah\u00ed, a tu disposici\u00f3n, si sabes usarlos. Un buen <strong><em>software <\/em>de gesti\u00f3n de socios<\/strong> te gu\u00eda y apoya en el proceso.<\/li>\n<li><strong>Identificar fallos, debilidades, problemas y amenazas<\/strong>. De igual modo, puedes anticiparte y conocer aquello que no est\u00e1 funcionando bien o que podr\u00eda mejorarse.<\/li>\n<li><strong>Satisfacer a tus socios y colaboradores<\/strong>. Conocer mucho mejor a tu caudal humano te permite establecer qu\u00e9 motivaciones lo impulsan y actuar en consecuencia.<\/li>\n<li><strong>Mejorar la comunicaci\u00f3n de tu organizaci\u00f3n<\/strong>. Para empezar, tu base de datos incluye los canales y medios de contacto precisos. Asimismo, al conocer mejor a este p\u00fablico social, tienes la capacidad de crear contenidos o mensajes m\u00e1s acertados y efectivos.<\/li>\n<li><strong>Obtener informaci\u00f3n expr\u00e9s<\/strong>. Solo necesitas unos segundos para encontrar los datos que buscas y relacionarlos como te interesa. \u00a1Consigue el <em>feedback <\/em>oportuno en cuanto te hace falta!<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sin duda, el <em>big data <\/em>lo est\u00e1 cambiando todo. De entrada, <strong>decidir bien es m\u00e1s sencillo que antes<\/strong>. Adicionalmente, ha generado una <strong>instantaneidad global incontestable<\/strong>. Los plazos se han acortado de forma considerable: ya nada puede esperar, todo es inmediato y se exige que lo sean, tambi\u00e9n, las reacciones de las entidades.<\/p>\n<p>Esta tecnolog\u00eda supone, por lo tanto, un <strong>respaldo definitivo a tus posibilidades organizativas<\/strong>. Pero tambi\u00e9n, y al mismo tiempo, una exigencia compartida que deja fuera a quien no se adapta bien y desaprovecha estas posibilidades.<\/p>\n<h3>C\u00f3mo debe ser la gesti\u00f3n de socios en los tiempos actuales<\/h3>\n<p>La <strong>gesti\u00f3n de socios <\/strong>en las entidades del tercer sector es fundamental para la supervivencia y la adecuaci\u00f3n a tus metas organizativas. Hoy en d\u00eda, debe ser:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Inmediata<\/strong>. Sin esperas, tienes que poder actuar y decidir al instante.<\/li>\n<li><strong>Completa<\/strong>. Se sustenta en datos globales y tiene un car\u00e1cter integral.<\/li>\n<li><strong>\u00c1gil<\/strong>. No solo es r\u00e1pida, tambi\u00e9n sencilla e intuitiva.<\/li>\n<li><strong>Cercana<\/strong>. Se trata de una relaci\u00f3n de proximidad sostenida en el tiempo.<\/li>\n<li><strong>Respetuosa<\/strong>. Los socios deben sentirse seguros y confiados en todo momento.<\/li>\n<li><strong>Eficaz<\/strong>. Ha de permitir tomar buenas decisiones y ejecutarlas con efectividad y adecuaci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Con <em>engagement<\/em><\/strong>. Establecer v\u00ednculos sinceros y conexiones emocionales con los socios es b\u00e1sico para el \u00e9xito.<\/li>\n<li><strong>Tecnol\u00f3gica<\/strong>. Ha de basarse en los avances actuales para simplificar el proceso y facilitarlo al m\u00e1ximo.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Este \u00faltimo aspecto determina acceder al resto de los atributos. Si tienes a tu disposici\u00f3n una soluci\u00f3n t\u00e9cnica avanzada, cualificada y puntera, ir\u00e1s en la direcci\u00f3n adecuada.<\/p>\n<h2><strong>Gesti\u00f3n de socios eficaz: diez consejos para tu base de datos<\/strong><\/h2>\n<p>Vamos a poner a tu alcance unas recomendaciones muy valiosas para sacarle el m\u00e1ximo partido a tu <strong>base de datos de socios<\/strong>.<\/p>\n<p>Son m\u00e1ximas extra\u00eddas de la experiencia y <em>modus operandi<\/em> que favorecen los mejores resultados. O, en su defecto, te alejan de errores de consecuencias impredecibles. Si sigues este dec\u00e1logo, todo ir\u00e1 mucho mejor.<\/p>\n<h3>1. Elige un buen sistema tecnol\u00f3gico de gesti\u00f3n de datos<\/h3>\n<p>Es el punto de partida b\u00e1sico. Sin una buena selecci\u00f3n en este sentido, arrastrar\u00e1s dificultades. El <a href=\"https:\/\/www.berrly.com\/es\/funcionalidades\/base-de-datos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>gestor de base de datos de Berrly <\/strong><\/a>te ofrece una fiabilidad absoluta y todas las prestaciones que necesitas.<\/p>\n<p>Carece de limitaciones en el n\u00famero de socios, permite gestionar altas y bajas, crear fichas, agrupar por grupos y crear carn\u00e9s personalizados con c\u00f3digos QR. Y no solo eso, los datos se actualizan con gran rapidez y puedes obtener al instante informes y listados personalizados. Asimismo, te da la oportunidad de configurar correos autom\u00e1ticos, segmentar, etiquetar y asignar notas de seguimiento.<\/p>\n<p>Con su <strong>configurador de automatismos<\/strong>, el sistema te avisar\u00e1 de cualquier elemento individual o grupal que consideres importante.<\/p>\n<p>Con sus prestaciones, tienes todo cuanto necesitas:<\/p>\n<ul>\n<li>Base de datos actualizada y completa.<\/li>\n<li>Cumplimiento del RGPD.<\/li>\n<li>Recursos para comunicaciones.<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.berrly.com\/es\/2023\/05\/5-herramientas-para-realizar-el-cobro-de-cuotas-de-socio-de-manera-efectiva\/?organic_source_str=Bing&amp;handl_landing_page=https:\/\/www.berrly.com\/es\/blog\/&amp;traffic_source=Organic\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Gesti\u00f3n de cobros<\/a> y pagos.<\/li>\n<li>Venta de entradas.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>2. Mant\u00e9n la informaci\u00f3n actualizada<\/h3>\n<p>Si cuentas con un sistema dotado con automatismos, bien concebido y desarrollado, podr\u00e1 alimentarse directamente de muchas de las fuentes definidas. En cualquier caso, es clave que dediques tiempo y recursos a mantener actualizados sus contenidos.<\/p>\n<p>Los cambios en los datos de contacto, las reclamaciones, las muestras de satisfacci\u00f3n y cualquier solicitud recibida deben <strong>ser incorporadas al sistema<\/strong>. Pi\u00e9nsalo bien: \u00bfqu\u00e9 sentido tiene contar con una base de datos social obsoleta y desactualizada? Es como resolver un ejercicio de qu\u00edmica con una tabla de valencias err\u00f3neas.<\/p>\n<p>Se estima que los datos tienen una vida media de veinte meses, por lo que tienes que alimentar tu <strong><em>software <\/em>de gesti\u00f3n de socios<\/strong> con esas novedades decisivas. Lo dicho, la automatizaci\u00f3n puede ayudarte al respecto.<\/p>\n<h3>3. Gestiona bien los accesos y prioriza la seguridad<\/h3>\n<p>Permitir el acceso a esta fuente de conocimientos e indicadores \u00fatiles a todos los que pueden aprovecharlos en tu asociaci\u00f3n es valios\u00edsimo. Sin embargo, la <strong>seguridad de los datos<\/strong> ha de ser prioritaria.<\/p>\n<p>Recuerda que tu entidad es responsable legal de cualquier fuga o incumplimiento del RGPD. Por ello, hay que definir bien cu\u00e1ntas personas podr\u00e1n acceder a los datos y con qu\u00e9 requisitos y condiciones. La generaci\u00f3n y la gesti\u00f3n de contrase\u00f1as, as\u00ed como el <strong>cifrado y el enmascaramiento de los datos<\/strong>, son esenciales para salvaguardar la confidencialidad.<\/p>\n<h3>4. Depura la base de datos<\/h3>\n<p>Prescinde de la informaci\u00f3n que no aporta valor real a tu organizaci\u00f3n. Emplear el <em>big data<\/em> no supone acumular indicadores hasta el infinito, sino <strong>aprovechar al m\u00e1ximo los verdaderamente \u00fatiles<\/strong>.<\/p>\n<p>Los datos in\u00fatiles tan solo ocupan espacio y ralentizan el procedimiento. Adem\u00e1s, recoger y compilar esos \u00edtems puede cansar a tus socios y dificultar que despu\u00e9s te proporcionen la informaci\u00f3n realmente \u00fatil. En definitiva, <strong>elimina lo que sobra y no pidas lo que no te hace falta<\/strong>.<\/p>\n<h3>5. Determina las segmentaciones apropiadas<\/h3>\n<p>Para obtener el m\u00e1ximo valor de tus datos, segmentar resulta esencial. En este sentido, te permite interpretar mejor la realidad, <strong>conocer m\u00e1s a fondo a tus tipos de p\u00fablico<\/strong> y tomar decisiones m\u00e1s espec\u00edficas y efectivas.<\/p>\n<p>Cada asociaci\u00f3n o club presenta sus propias circunstancias y caracter\u00edsticas, por lo que tienes que <strong>establecer qu\u00e9 criterios de segmentaci\u00f3n<\/strong> sirven a la tuya. Estos son algunos de los habituales:<\/p>\n<ul>\n<li>Tipolog\u00eda.<\/li>\n<li>Ubicaci\u00f3n geogr\u00e1fica.<\/li>\n<li>Servicios o proyectos de inter\u00e9s.<\/li>\n<li>Antig\u00fcedad.<\/li>\n<li>G\u00e9nero.<\/li>\n<li>Edad.<\/li>\n<li>Clase social.<\/li>\n<li>Motivaciones.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>6. Normaliza para optimizar<\/h3>\n<p>Establecer una serie de <strong>reglas y normas de uso, consulta y suministro de informaci\u00f3n<\/strong> es vital para aprovechar tu <strong>base de datos de socios<\/strong>. Sobre todo cuando la utilizan, alimentan y gestionan varias personas conjuntamente.<\/p>\n<p>Si no hay unos criterios comunes claros, cada uno aplicar\u00e1 su estilo personal, lo que generar\u00e1 redundancias, inconsistencias y problemas evitables.<\/p>\n<p>Normalizar te ayuda a ahorrar tiempo en las consultas y favorece la obtenci\u00f3n de <strong>informaci\u00f3n m\u00e1s certera y productiva<\/strong>.<\/p>\n<h3>7. Unifica los contenidos<\/h3>\n<p>Es una cuesti\u00f3n tan determinante como la anterior. A menudo, el <strong>sustrato informativo llega desde diferentes v\u00edas<\/strong>. Puede proceder de formularios, anotaciones de atenci\u00f3n al cliente, contratos, facturas, presupuestos, compra de datos, etc.<\/p>\n<p>Incluso puede suceder que est\u00e9 repartida por ficheros y programas distintos, desde un Excel al programa de correo electr\u00f3nico, por ejemplo.<\/p>\n<p>En consecuencia, antes de volcar esas informaciones, has de unificar y <strong>crear pautas comunes<\/strong>. Debes tenerlos todos en el mismo sistema y en similares condiciones para que sean comparables y posibiliten establecer conclusiones fiables.<\/p>\n<h3>8. Cuenta con un encargado de protecci\u00f3n de datos<\/h3>\n<p>Aunque ya hemos hablado previamente de la seguridad, es un tema trascendental que necesitas priorizar. Desde luego, tu sistema ha de <strong>cumplir la ley<\/strong> y permitir la inmediata rectificaci\u00f3n o eliminaci\u00f3n de los datos de los socios que lo pidan.<\/p>\n<p>El <strong>Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos<\/strong> es una referencia m\u00e1xima que hay que respetar al cien por cien. Para conseguirlo, la presencia de un responsable o delegado en este campo suele ser un acierto y evita errores, complicaciones y sanciones.<\/p>\n<h3>9. Capacita a tus colaboradores<\/h3>\n<p>Implementar una <strong>herramienta de gesti\u00f3n de socios avanzada<\/strong> no sirve de nada si quienes deben usarla no son capaces de hacerlo. Por lo tanto, es otra prioridad dotarlos de las habilidades y conocimientos adecuados para que se desenvuelvan con el <em>software <\/em>escogido.<\/p>\n<p>Una de las ventajas de Berrly es que su manejo es i<strong>ntuitivo y muy sencillo<\/strong>. As\u00ed, este periodo de aprendizaje y adaptaci\u00f3n se reduce al m\u00ednimo. En cualquier caso, no cometas el error de dar herramientas \u00fatiles sin ense\u00f1ar ni motivar a usarlas.<\/p>\n<h3>10. Crea un clima favorable<\/h3>\n<p>El <strong>miedo al cambio<\/strong> es habitual en muchas personas y organizaciones. Tambi\u00e9n suele ocurrir cuando se incorpora el <em>big data<\/em> para gestionar socios. Lo que a la larga es una fuente de ventajas, progreso y eficacia, puede vivirse al principio como una amenaza o una dificultad insalvable.<\/p>\n<p>Por eso, te conviene fomentar en tu club o asociaci\u00f3n un estilo compartido de aceptaci\u00f3n y compromiso. Trabaja <strong>la comunicaci\u00f3n y el liderazgo<\/strong> en esta l\u00ednea, s\u00e9 transparente y comparte con tus colaboradores las ventajas y los beneficios de esta evoluci\u00f3n.<\/p>\n<p>Crea, en definitiva, el mejor caldo de cultivo para:<\/p>\n<ol>\n<li>Aceptar, utilizar y aprovechar al m\u00e1ximo las herramientas tecnol\u00f3gicas adquiridas.<\/li>\n<li>Concienciar y motivar sobre la importancia de gestionar correctamente a los socios.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Llegados a este punto, la conclusi\u00f3n es clara: apuesta por una<strong> gesti\u00f3n de socios <\/strong>efectiva. Ponte en manos de Berrly y sus recursos tecnol\u00f3gicos para aprovechar al m\u00e1ximo estos datos sociales y tener m\u00e1s satisfecho a este p\u00fablico decisivo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gesti\u00f3n de socios es una actividad fundamental en el devenir de cualquier clase de asociaci\u00f3n, club o colectivo humano. 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