COMENÇA ARA MATEIX!

Demana un accés de prova sense cap compromís ni pagament previ.

Exemple d'ús: AMPA

Com poden usar Berrly les associacions de pares i mares d’alumnes

Gestió de socis

El Joaquim, per exemple, és un alumne de cicle inicial, 1rB, i fa les extraescolars de futbol i natació.

Els usuaris que tinguin permisos per a afegir nous membres, podran afegir totes les dades personals de cada persona i la seva fotografia. Després, a més, podran posar les etiquetes que creguin convenients per a cada membre.

Aquestes etiquetes les crea cada centre en funció de les seves necessitats. Poden anar des de aspectes generals a molt concrets i serveixen per poder fer grups tenint en compte les relacions.

Les etiquetes ens permeten veure o imprimir llistes amb només alguns membres de l’AMPA i discriminant la resta. Això és molt útil quan només volem comunicar-nos amb una part dels membres de l’associació. Les etiquetes són acumulatives i per tant cada persona en pot tenir més d’una.

També podem fer cerques tenint en compte diverses etiquetes. Per exemple si volem saber tots els alumnes de cicle mitjà que es queden al menjador, sel·leccionarem les etiquetes ALUMNE, CICLE MITJÀ, MENJADOR i Berrly farà el filtre i mostrarà únicament els alumnes que tinguin aquestes tres etiquetes.

Altres exemples d’etiquetes que poden ser útils per a una AMPA: Mestre / mestra, Pare / mare,  Junta directiva, Menjador, Casal d’estiu, etc…

Comunicació amb les famílies

Hola [nom de la persona],
Et recordem que la propera reunió de junta serà…

Els membres de la junta encarregats d’escriure i enviar les circulars a les famílies de l’escola ho tindran molt fàcil amb Berrly.

D’entrada les comunicacions es podran escriure des de qualsevol ordinador amb connexió a Internet i es poden desar com a esborrany per tal que, si cal, les revisin o afegeixin més informació la resta de membres amb accés.

Per redactar, l’eina ens facilita un quadre de text on podem escriure i tenim l’opció de personalitzar la plantilla i veure com quedarà a l’email. Un tret diferenciador dels enviaments de correu habituals és que Berrly ens dóna l’opció de que l’email sigui personalitzat i que per tant aparegui el nom de cadascuna de les persones a les que se’ls hi envia el correu.

L’eina també ens permet afegir un botó que apareixerà al email on es podrà informar de la seva assistència als propers esdeveniments. Berrly desarà la seva resposta de manera que podrem tenir un control sobre quants participants i haurà a cadascun dels esdeveniments que realitzem.

Un altre aspecte important, és que les etiquetes ens permeten sel·leccionar de forma senzilla qui volem que rebi aquesta informació. Així, doncs, podem fer que una circular la rebin tots els socis que tenim a la nostra base de dades o només els membres que tenen una etiqueta concreta.

Aquestes circulars, un cop acabades, podrem programar-les per a que s’enviïn de forma automàtica en un dia i una hora concreta. D’aquesta manera no caldrà que hi hagi algú pendent d’enviar-les ni tampoc tindrem problemes enviant el correu sense còpia oculta o qüestions similars.

A l’apartat “Comunicacions” de Berrly tindrem sempre un recull dels diferents estats de les circulars. Podrem veure els esborranys, les que estan programades per enviar-se però encara no ho han fet (en cua) i les que ja s’han enviat.

Fes click aquí per confirmar la teva assistència als propers esdeveniments

Propera reunió de junta (JUNTA), Menú del mes de setembre (MENJADOR, MONITORS, MESTRES, JUNTA), Els polls han començat el curs amb nosaltres! (TOTS)

Esdeveniments i activitats extraescolars


Esdeveniment: Sopar de final de curs
22 de juny a les 20h. Escola Can Fabra.
Etiqueta d’esdeveniment: ACTIVITAT
Etiqueta d’assistència: VEGETARIÀ, CELÍAC, FRUITS SECS, PEIX, MARISC, LACTOSA

En aquest apartat podrem crear tots els esdeveniments que organitzem des de l’AMPA. En crear-lo haurem de posar la informació bàsica: el nom, la data, l’hora, l’adreça i si volem una fotografia i el mapa per arribar.

Igual que amb els socis, els esdeveniments també es poden classificar amb etiquetes. Les etiquetes són molt fàcils de crear i ens permeten saber de quin tipus d’esdeveniment es tracta: REUNIÓ, CURSOS, ACTIVITAT. Aquesta classificació ens permetrà obtenir informació més desglossada als informes.

Així mateix, tenim l’opció d’afegir més informació quan creem un esdeveniment. Podem crear etiquetes d’assistència que seran visibles quan els assistents rebin l’email per confirmar i ens permetran obtenir més informació sobre cada assitent.

Per acabar de crear l’esdeveniment haurem de dir la data i hora en que volem que s’obri la inscripció (i per tant els usuaris puguin començar a confirmar la seva assistència) així com la data i hora perquè es tanqui.

 

Finalment, Berrly ens dóna l’opció de fer que aquest esdeveniment només sigui visible per a alguns dels socis, ho farem fent servir les etiquetes de soci. D’aquesta manera es pot restringir la confirmació i només obtindrem respostes del grup que ens interessa.


Esdeveniment: Curs “Els infants amb problemes per dormir”
17 d’octubre a les 18h. Frederic Mistral Tècnic Eulàlia
Etiqueta d’esdeveniment: CURSOS
Etiqueta d’assistència: –
Quan s’obre la inscripció: 17 de setembre
Quan es tanca la inscripció: 10 d’octubre
Etiquetes de socis que ho reben: FAMÍLIES

Un cop creat

Un cop creat l’esdeveniment quedarà desat a Berrly a l’apartat “Futurs esdeveniments” i els usuaris podran començar a confirmar la seva assistència a partir de la data i hora en que ho haurem programat.

Al costat de l’esdeveniment trobarem dos botons. Un ens permet veure un petit informe on apareix el recompte de confirmacions i l’altre ens permet veure què ha contestat cada persona de forma individual o si encara no han respost. En aquesta darrera opció també podem fer canvis nosaltres mateixos sobre la resposta de persones concretes.

 

Berrly també guarda un registre de tots els esdeveniments passats. Seguim conservant les mateixes opcions que els esdeveniments futurs per saber, per exemple, quina assistència va tenir o poder modificar els canvis d’assistència que es van produir. Un cas molt típic és algú que va dir que venia però al final no va venir.

Com ho reben els usuaris?

Quan fem l’enviament d’una circular tenim l’opció d’afegir un botó per a que cada usuari, de forma individual, pugui confirmar la seva assistència als propers esdeveniments als que ha estat convidat.

L’usuari només haurà de fer un clic i se’l redirigirà a una pàgina on se li informarà de quins són els seus propers esdeveniments i tota la informació bàsica (data, hora, adreça…). Caldrà que confirmi si vindrà o no vindrà i, en cas que hi hagi alguna etiqueta d’assistència programada, sel·leccionar-la del desplegable.

L’usuari podrà entrar en aquest espai tots els cops que vulgui i canviar les seves respostes sempre que estigui dins de plaç en el que es tanquen les inscripcions.

Generació d'informes i exportació de dades


Podrem veure de forma gràfica i intuïtiva tota la informació que Berrly recopila. Així analitzar les dades és més fàcil que mai.

Berrly va creant informes de forma automàtica a partir de les dades que hi anem introduint. Aquests informes són totalment personalitzats i els podem anar creant en funció de les nostres necessitats.
Els informes més habituals són: recepció de correus; assistència als esdeveniments; i tipus d’usuaris.

Recepció de correus

Cada vegada que enviem una circular mitjançant Berrly es crearà un informe de forma automàtica. D’una banda podrem veure les estadístiques de recepció on apareixerà el percentatge de correus que han estat entregats (el servidor de correu ha confirmat que el correu s’ha rebut correctament). A més de veure quins han estat oberts, és a dir, l’usuari ha obert el link per confirmar els propers esdeveniments.
També podrem veure quins no han estat enviats (o bé perquè l’usuari ha demanat directament que vol deixar de rebre correus o bé perquè hi ha un error del correu pendent de solucionar) així com els usuaris que han tingut algun problema per rebre el correu.

A més de fer-ho per percentatges Berrly també elabora una llista amb cadascun dels socis i en quin estat està la recepció de cada correu. Aquesta llista es va actualitzant contínuament i podem veure a temps real qui ha obert l’email, quin dia i a quina hora.

Estat Destinació Soci última actualització
OBERT mail@mail.com Joan Cases i Rovira 07/09/2016 08:50
OBERT ep@yahoo.com Helena Pons i Lladó 07/09/2016 08:51
ENVIAT mail@mail.com Laia Prats i Sala 07/09/2016 08:35
PROBLEMA hola@mail.com Carles Garcia i Sol 07/09/2016 07:15

Aquesta llista ens és molt útil per a poder detectar quan els correus no s’han enviat perquè ha sorgit un problema i podem intentar solucionar-lo per tal que tothom pugui rebre tots els correus.
Quan sorgeix un problema Berrly els arxiva a l’apartat ‘Llista negra’ i no provarà de tornar-lo a enviar fins que el problema no estigui solucionat. A més, en aquest apartat, podrem veure quins problemes són els que han pogut sorgir: soci inactiu (ha demanar que no vol rebre més correus) o per exemple si algun usuari ha marcat algun dels correus com a spam.
Aquesta llista també pot ser útil per a poder analitzar quant de temps acostuma a trigar la gent en obrir el correu des que es va enviar o quins dies són els més adequats per a enviar les comunicacions a la nostra associació.

Assistència als esdeveniments

Un altre dels informes que elabora Berrly de forma automàtica és el recompte de socis que assistirà a cadascun dels esdeveniments. Podrem veure quants socis han respost SÍ quants han respost NO i quants encara no han respost.

Si volem concretar més podrem veure què ha respost cada persona de forma individual i podrem filtrar per tal de veure la previsió d’assistència d’un grup de socis concret. Tots els informes que es generen els podem exportar en format pdf o excel.

Assistents: Sopar de final de curs

Soci Assistència Opcions
Joan Cases i Rovira vegetarià
Helena Pons i Lladó
NO Laia Prats i Sala
Carles Garcia i Sol

Tipus de socis

Amb Berrly podrem saber en un cop d’ull quin tipus de socis tenim. També de forma automàtica s’elaboren percentatges del gènere dels nostres socis i de les franges d’edat on se situen.

D’altra banda també hi ha un apartat d’estadístiques on podrem veure amb gràfics les altes dels socis per mesos, és a dir, quanta gent es va donar d’alta a cada mes. També podrem veure quina és la mitjana històrica i una comparativa amb els anys anteriors per a poder fer un anàlisi en funció de les dades que s’extreuen.

En aquest apartat també apareix un anàlisi de les localitzacions dels nostres socis. En aquest cas té en compte el lloc de residència i podem veure d’on són majoritàriament i a quines àrees tenim menys influència.

De forma més avançada, l’eina també ens ofereix l’opció d’extreure dades en funció de diverses variables. Així doncs podem elaborar llistes totalment personalitzades triant quines són les variables que volem tenir en compte. Els informes que es generen els podem exportar en format pdf o excel.

Exemple 1. Vull saber tots els usuaris majors de 18 anys que es van donar d’alta a partir de setembre d’aquest any.

Exemple 2. Vull saber tots els socis amb l’etiqueta “GRUP VERD” que han tingut una assistència superior al 75% dels esdeveniments d’aquest any.

COMENÇA ARA MATEIX!

Demana un accés de prova sense cap compromís ni pagament previ.