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10 consejos para conseguir reuniones de junta directiva realmente productivas para ONGs!

10 consejos para las reuniones de junta directiva de tu ONG
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10 consejos para conseguir reuniones de junta directiva realmente productivas para ONGs!

Hoy venimos con 10 consejos que te ayudarán a enfocar de manera profesional tus reuniones de junta directiva en las organizaciones sin ánimo de lucro o ONGs! Pero antes, hemos querido responder a unas preguntas frecuentes que suele haber. ¡Esperamos qué os guste!

Te dejamos una tabla de contenidos por si te inetesa algún consejo más que otro:

  1. Calendarizar y planificar reuniones de junta directiva
  2. Puntualidad de las reuniones
  3. Progresar en cada reunión de junta directiva
  4. Regla de orden de Robert
  5. Delegar un secretario de actas detalladas
  6. Centrarse en la estrategia
  7. Cada opinión cuenta
  8. Responsabilidad de cada miembro del equipo
  9. Atmósfera de equipo
  10. Feedback de la reunión
  11. Berrly software para ONGs

 

¿Qué es la junta directiva?

Una junta directiva o junta, es el órgano de gobierno o comité ejecutivo que supervisa y administra de manera conjunta las actividades de una organización ya sea pública o privada. Desde sociedades mercantiles, organizaciones non-profit o agencias gubernamentales.

Los poderes, deberes y responsabilidades de una junta directiva están determinados por las regulaciones gubernamentales (incluida la ley corporativa de la jurisdicción), la propia constitución y estatutos de la misma organización. Las autoridades de cada país pueden especificar por ejemplo el número de miembros de la junta, cómo estos serán elegidos y con qué frecuencia se tendrán que reunir.

La junta directiva se encargará de vigilar las operaciones financieras de la organización mediante su tesorero. También es la encargada de contratar a un director para la organización y de controlar sus operaciones. En caso de estar descontentos con el desempeño general del mismo director también podrán despedirlo. 

Otra de sus funciones vitales es velar por mantener la misión, visión y valores de la organización para impedir que se pierda el rumbo. En definitiva, la junta directiva se encargará de tomar las decisiones clave sobre las políticas de la organización y controlar que se lleven a cabo.

¿De qué se compone una junta directiva?

En España una junta directiva se tiene que componer de un mínimo de 3 personas físicas de la misma entidad con la posibilidad de ser un máximo de 10. Una junta directiva se puede componer de diferentes cargos, pero siempre y de manera obligatoria tendrá que haber un presidente, un secretario y un tesorero.

Presidente: Se encargará de dirigir y representar. Organizará y convocará las reuniones de la junta directiva. Se encarga de revisar los documentos administrados tanto de la secretaría como de la tesorería.

Secretario: Se encargará de levantar y firmar las actas de cada reunión de la asamblea general como de la junta directiva.

Tesorero: Se encargará de llevar los libros contables, elaborar los presupuestos, realizar el balance de situación y la liquidación de las cuentas.

Vicepresidente: Ayudarán al presidente y en caso de que esté ausente asumirán su cargo. Esta última figura es opcional. 

¿Por qué es importante tener una nunta directiva?

Si se quiere crear una organización sin ánimo de lucro (ONG) o del inglés non-profit no se podrá obtener el estatuto a no ser que se cree una junta directiva. 

Además la creación de una junta directiva supone:

  1. Transparencia y confianza:
    La creación, formación y puesta en marcha de una Junta directiva dentro de una organización es sinónimo de confianza y de transparencia tanto para las decisiones externas como internas que se tomen. 
  2. Patrocinios y financiación:
    Muchas veces, una de las tareas más difíciles a las que se enfrenta una organización sin ánimo de lucro, es buscar a una serie de patrocinadores para llevar a cabo su misión. Tener una junta directiva establecida significa tener un órgano al cual dirigirse y comunicarse además de ser sinónimo de profesionalidad y seriedad.
  3. Cimentar los pilares de la organización y su credibilidad:
    La junta directiva conforma de unas de las verticales más importantes de la organización. Permite asentar las bases fundamentales de la organización para el correcto y futuro funcionamiento de la misma y que pueda lograr  los objetivos que se propone.
  4. Atracción:
    Una vez establecida, la junta directiva actúa como un imán que ayudará a la prospección de la organización hacia futuros patrocinios y financiación.

Recuerda que muchos de los patrocinadores gubernamentales, estatales o locales de las organizaciones non-profit prefieren trabajar con organizaciones que tienen establecidas juntas directivas. Una organización sin fines de lucro que no tuviese una junta directiva equivaldría a tirarse piedras al tejado de uno mismo, ya que costaría más encontrar a patrocinadores, clave para el desarrollo de una ONG. 

¿El personal de una ONG puede asistir a las reuniones de la junta directiva?

El personal de una organización sin ánimo de lucro puede asistir a las reuniones de las juntas directivas aunque depende en gran medida de las dimensiones de la organización sin ánimo de lucro. Si la organización acaba de empezar o es de dimensiones pequeñas y su personal se compone de unas 2 o 4 personas suele ser normal que asistan a las reuniones de junta como observadores. 

En cambio, cuando hablamos de una organización sin ánimo de lucro con unas dimensiones un poco más grandes, la asistencia del personal podría suponer un desorden y caos generalizado. De ahí que sean establecidos unos roles y la mayoría de organizaciones sin fines de lucro prefieren mantener las reuniones de la junta solo a los miembros que la componen.

Aún así es de interés que el director pueda informar al personal sobre cualquier hecho importante y que el mismo tenga acceso a las actas y documentos de la reunión. ¡Aquí tienes 10 consejos para conseguir reuniones de junta realmente productivas para tu ONG!

1. Calendarizar y planificar reuniones de junta directiva regulares y recurrentes

Calendarizar a tiempo y establecer unos horarios para las reuniones de las juntas parezca algo común y lógico de hacer, muchas veces, puede pasar desapercibido. Al establecer una agenda con las reuniones planificadas, aseguramos que cualquier reunión se pueda desarrollar sin ningún contratiempo y aún más importante, que se avance en cuanto a productividad.

Además, planificar y mantener un horario para las reuniones de junta garantiza que estas alcancen el quórum necesario  y permite que las personas se puedan organizar con antelación. Las organizaciones sin ánimo de lucro aumentan su rendimiento y productividad cuando las reuniones de junta se programan con tiempo y se realizan de forma regular ya que permite llevar al día los objetivos establecidos por la asociación. 

Estas reuniones periódicas también facilitan el trabajo a sus participantes, dándoles la oportunidad de que completen las tareas que les han sido delegadas ya que les permite anticipar las fechas de las reuniones. El uso de nuevas tecnologías como las reuniones en medios digitales puede propiciar la asistencia de todos los miembros. Esto permitirá a sus participantes planificar su agenda personal y asistir a la reunión. 

¡Dependiendo de la frecuencia con la que se hagan estas reuniones de junta, ya sea de manera mensual o trimestral, puede ser de gran ayuda para las personas que la conforman puedan preparar la información pertinente a la reunión ya que lo más seguro es que habrá muchos temas que tratar y en poco tiempo!

2. Puntualidad en las reuniones

Si ya tienes experiencia y has participado en los comités de juntas directivas, sabrás a la perfección que no hay nada peor que una reunión de junta en la que no se divisa el horizonte, es decir, que parece que nunca se vaya a terminar. Por eso aquí te dejamos algún que otro consejo que se puede aplicar para que tus reuniones de junta empiezan y terminen a la hora exacta:

Ser realista con los marcos de tiempo necesarios para la reunión:

  • El tiempo o duración de la reunión variará según los objetivos establecidos. Ser sincero y saber el tiempo puede ayudar a los miembros a organizar su agenda personal.

Flexibilidad de las reuniones acorde a las necesidades de la junta:

  • Dependiendo de la frecuencia con la que se hagan las reuniones, estas pueden durar más o menos. Adaptar estas reuniones a las necesidades de la organización puede ayudar a que sean más productivas.

 

3. Progresar en cada reunión de junta directiva

Tener una visión general de la trayectoria de la empresa y sus objetivos puede ayudar a la toma de decisiones futuras. El objetivo último de estas reuniones es garantizar y asegurar que la organización crezca y se desarrolleTomar nota de las pasadas reuniones y de los temas que no se pudieron plantear o ciertas tareas que se pudieron completar ayudará a tener una organización que esté al día. 

4. Regla de oro para las organizaciones: Las reglas de Orden de Robert

Las Reglas de orden de Robert, a menudo denominadas como Reglas de Robert, son un procedimiento que se utiliza como estándar para facilitar las discusiones en reuniones o facilitar la toma de decisiones en grupo. 

La finalidad de las reglas de orden de Robert es facilitar y mejorar el procedimiento para tener reuniones más efectivas con tu junta directiva. Además, es posible modificarlas para encontrar un proceso que se adapte de la mejor forma a cada tipo de organización.

Las reglas de Robert buscan ayudar a una asamblea o junta directiva a realizar el trabajo para el cual fue diseñada y alcanzar los objetivos establecidos. ¡Te las dejamos por aquí por si te pica la curiosidad!

5. Delegar a un secretario responsable de las actas detalladas de las reuniones pasadas y futuras

Para realizar reuniones de junta efectivas y maximizar el tiempo de todo el mundo involucrado, además de que las personas tengan que asumir los roles que hemos descrito, es útil asignar otro tipo de roles de cara al desarrollo de la reunión. 

Aquí os dejamos dos ejemplos para las reuniones de junta directiva para tu ONG:

  • Responsable del tiempo:  Asignar la responsabilidad a una persona que controle el tiempo para ceñirse a los temas importantes puede ser de gran ayuda para realizar sesiones  eficaces y eficientes.
  • Responsable de tomar notas: Asignar la responsabilidad a una persona para que tome notas de los puntos más importantes tratados en la reunión como síntesis para delegar responsabilidades ayuda al resto de las personas a situarse y saber como proceder.

Estos roles son útiles y pueden ayudar a mantener las reuniones estructuradas y productivas, sin que el caos acabe por tomar el control. Con esto ayudamos a que los participantes de la junta se centren en sus obligaciones y se cumplan objetivos.

 

6. Centrarse en la estrategia

La mayoría de los consejos que hemos descrito y en los que nos hemos centrado desde Berrly se resumen en aprovechar y optimizar de la mejor manera las reuniones de junta ya que el tiempo es oro. Aún así, cabe recordar que el papel de la junta en una organización sin ánimo de lucro en última instancia es estratégico con la finalidad de cumplir los objetivos que se han establecido.

Todas las organizaciones son distintas ya sea por su tamaño o los recursos que tienen disponibles pero la participación de cada una de las personas involucradas dentro de ella varía y es diferente. 

Por eso dentro de las reuniones de junta en las organizaciones sin fines de lucro es imprescindible enfocarnos en las metas y en la estrategia y  como llegar se pueden alcanzar. La planificación estratégica hará que el uso del tiempo de cada persona sea el más óptimo. 

7. Cada opinión cuenta

Tanto en las reuniones de junta directiva en las organizaciones sin ánimo de lucro como en cualquier otro tipo de reuniones suele haber personas que tendrán tendencia a hablar más que otras monopolizando la conversación

Si bien la existencia de personas extrovertidas aporta vida y pasión en las reuniones es importante que todos los participantes tengan su espacio para expresar su opinión aunque en algunos casos se abstengan de hacerlo. También ayuda a ceñirse a la agenda establecida y animar a las personas más introvertidas a participar y ver que su opinión es valorada y tomada en cuenta en las decisiones de las organizaciones sin ánimo de lucro. 

8. Responsabilidad de cada miembro del equipo

De manera rápida, la opinión de cada participante en la junta directiva cuenta pero además, cada persona que la conforma tiene que sentirse como un pilar fundamental de ella para motivarlos y puedan desarrollar su función a cabo.

9. Crear una atmósfera de equipo para cumplir objetivos

Todos los consejos que hemos descrito van enfocados a crear y formar una junta directiva una atmósfera positiva de equipo en la que se respira pasión y compromiso por el proyecto.  Por lo general, las personas que conforman la junta directiva son voluntarias y suelen tener otro tipo de obligaciones como trabajos a tiempo completo y otros compromisos

Fomentar un espacio de trabajo sano y profesional, asignar unos roles claros para cada una de las personas y facilitarle las tareas que puedan tener ayudará a crear y fortalecer un compromiso de las personas con la organización sin ánimo de lucro. En esencia, esto aumentará la disposición y la retención de las personas dentro de tu organización, lo que significa una asociación más fuerte y consolidada. 

10. Feedback de la reunión

El número de reuniones de junta de cada organización sin ánimo de lucro es variado y distinto. Por eso, algo crucial que se puede hacer entre estas reuniones es buscar feedback o una retroalimentación de cada integrante para mejorar los procesos ya establecidos. 

Solicitar Feedback  a cada participante después de las reuniones es esencial para garantizar que estas sean lo más eficiente y efectivas posibles. También permite reconocer los problemas o ciertas debilidades a los que se enfrenta la organización.

11. Berrly como la columna vertebral de tu organización sin ánimo de lucro

Berrly es un software de gestión que impulsa la digitalización de tu organización sin ánimo de lucro en todas sus vertientes. Es un sistema con funcionalidades muy potentes que permite automatizar tareas tediosas y repetitivas en tu día a día y detectar necesidades dentro de tu organización con el objetivo último de fortalecer y potenciar el tejido asociativo de tu asociación.

Berrly, junta directiva y ONGS

¿Cómo Berrly te puede ayudar a realizar reuniones de junta más productivas?

¡Con Berrly, calendarizar y planificar las reuniones de tu junta para tu organización non-profit es más fácil que coser y cantar! Berrly actua como un catalizador de reuniones de junta para organizaciones sin ánimo de lucro gracias a sus diversas funcionalidades que permiten automatizar procesos, podrás centrarte en lo importante,  tu organización.

📨 Comunicación personalizada: Con Berrly podrás programar y enviar comunicados personalizados a los miembros de tu junta en caso de alguna emergencia o modificación. Con la opción de envíos de mensajes a grupos en concretos, gracias a nuestro sistema de etiquetado.

📅 Calendario y eventos: Berrly permite generar un calendario con las actividades y eventos para las personas que conforman parte de la organización de una manera muy visual. Podrás exportar el fichero iCal y sincronizarlo, confirmar la asistencia en tiempo real y realizar una previsión para organizarse en función de las necesidades de la ONG.

📈 Analizar los datos de tu ONG: Con Berrly, podrás aprovechar al máximo la base de datos de tu organización, ya que te permitirá crear informes, generar gráficos y mapas de calor de la actividad de tu asociación que podrás presentar en tu reuniones de junta directiva para ver si se desarrollan y se cumplen los objetivos establecidos.

🗣️Interactuar con tus socios: ¡Tus socios disponen de una zona privada! Dentro de ella podrán actualizar sus datos personales actualizados al instante. Los socios podrán consultar dentro de su espacio privado las comunicaciones de tu ONG, confirmar asistencia de eventos, intercambiar comentarios y realizar los pagos necesarios.

💸 Agilizar tu tesorería: Con Berrly puedes gestionar el cobro de cuotas recurrentes y habilitar un sistema de aportaciones económicas y donaciones público, con emisión automática del modelo 182 AEAT. Genera partidas de deuda según actividades y ficheros SEPA listos para enviar al banco. Ofrece a tus socios múltiples sistemas de pago: domiciliación (SEPA), tarjeta de crédito, transferencia y efectivo.

¡Hasta aquí el blog de esta semana! Recuerda que puedes probar berrly de forma gratuita durante 15 días o si lo prefieres puedes contactar con nosotros para una reunión de producto. ¡Muchas gracias por estar aquí y hasta el próximo blog!

 

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