La asamblea de socios es uno de los órganos más importantes en el mundo asociativo. En sus distintas tipologías, se presenta como un grupo integrado por miembros de una organización que se reúnen de manera periódica. ¿Su propósito? Tomar decisiones o analizar alguna realidad que afecta a la entidad. Su definición viene marcada por la Real Academia Española como:

«Órgano supremo de la sociedad de responsabilidad limitada al que corresponde expresar la voluntad social mediante emisión de voto mayoritario de los socios debidamente convocados.»

En este post vamos a explicar cuáles son sus principales características, así como qué pautas de actuación y preparación favorecen su eficacia. Además, te contaremos qué tipos las hay, cuáles son los roles que se desarrollan en su seno y cómo optimizar su funcionalidad.

Qué son las asambleas de socios

Las asambleas son reuniones colectivas abiertas o privadas. Tienen una función concreta, ya sea aprobar o analizar cuestiones importantes para el colectivo. Los asistentes son convocados con antelación e informados de cuáles son los temas a tratar y los objetivos del encuentro.

Después, se lleva a cabo en los términos definidos de forma estatutaria, los cuales determinan el derecho a voto y otras cuestiones protocolarias.

Qué tipos de asambleas existen

En las empresas y organizaciones se diferencian, de entrada, dos grandes clases de asambleas:

1. Ordinarias. Se realizan de manera periódica, según lo establecido al constituir la organización. Lo habitual es que se programen una vez al año.
2. Extraordinarias. Son puntuales y se convocan por motivos especiales para abordar determinadas situaciones sobrevenidas.

Ahora bien, en función de los objetivos que se persiguen, podemos distinguir entre cada tipo de asambleas:

• Informativas. Tienen por objeto poner en común conocimientos, informaciones o noticias con los demás integrantes del colectivo. Sin embargo, van más allá de una mera reunión informativa, ya que se admite la posibilidad de evolución hacia la adopción de medidas. La controversia suele ser habitual en ellas.
• Organizativas. El tiempo compartido al intercambiar información valiosa se acompaña con una toma de decisiones al respecto. A veces, cuando conviven facciones o tendencias enfrentadas, pueden ser difíciles de manejar.
• Deliberativas. Dan un paso más, en el sentido de que se persigue fomentar una investigación de la verdad a través del diálogo. Así, se comparten puntos en común y se contrastan las diferencias. La finalidad es alcanzar consensos, llegar a acuerdos y definir un plan de acción conjunto, siempre que sea posible.
• Creativas y problematizadoras. Se trata de tormentas de ideas conjuntas protagonizadas por muchas personas a la vez. Se convierten en un estímulo para lanzar nuevas ideas, preocupaciones, cuestiones, soluciones y planteamientos. La intensidad es máxima, da lugar a interesantes debates y, bien gestionadas, acaban proporcionando nuevos enfoques.

Cuáles son los roles en una asamblea

Sin duda, una de las partes decisivas de la asamblea es su preparación. En esa etapa previa hay que poner unos cimientos sólidos para que todo salga como se desea. De lo contrario, será difícil reaccionar y dominarla bien.

Si quieres aprovechar con eficacia estos encuentros sociales, la anticipación va a ser tu gran aliada. Antes de nada, reúne y define qué asuntos es necesario tratar. Concrétalos, ordénalos y anticipa cuánto tiempo se va a dedicar a cada uno de ellos.

Asimismo, resulta clave establecer los roles en una asamblea y repartir esas funciones entre las personas indicadas. Estos son los más frecuentes:

• Promotor. Es la persona o el grupo de ellas que determinan la conveniencia de llevarla a cabo y asumen las tareas organizativas y preparatorias.
• Moderador. Asume la labor de conducción de la sesión, centra los temas, controla los tiempos y distribuye los turnos de palabras. Su capacidad y su experiencia son fundamentales para el buen desarrollo asambleario.
• Grupo de facilitación de consensos. Estos participantes tienen la función de tender puentes y favorecer la gestación de acuerdos. Pueden ser explícitos, conocidos y reconocidos por los presentes, o bien anónimos. En este caso, nadie sabe que esa es su finalidad.
• Secretario. Se responsabiliza de las tareas administrativas requeridas, en especial de la elaboración, realización y salvaguarda de las actas elaboradas.

El proceso asambleario

La asamblea de socios suele ser intensa y exigente, aunque no siempre resulta tan productiva como se pretende. Si has gestionado alguna, serás consciente de lo mucho que cuesta repartir los turnos y reencauzar permanentemente la sesión en la dirección más operativa.

Te conviene conocer, si sueles participar en ellas, algunas de las cuestiones decisivas para favorecer su mejor aprovechamiento:

• Orden del día. Su definición y puesta en común es vital. Tienes que hacerlo antes de la reunión para que todos los asistentes sepan qué se va a tratar y qué objetivos tiene el encuentro. Recuérdalo antes de empezar y ten presente qué aspectos son informativos y cuáles deliberativos. También, qué asuntos son decisorios y cuáles podrían quedar abiertos.
• Situación apropiada. El espacio donde se lleva a cabo la comunicación es determinante. También, por supuesto, el contexto y la atmósfera que la rodea. Tienes que decidir con acierto dónde se va a celebrar, además de contar con los elementos necesarios y las infraestructuras adecuadas. Una mala elección de estos aspectos va a echar por tierra todo el trabajo. Si puedes convocar a los participantes en las instalaciones de tu asociación, genial; sin embargo, es más importante garantizar la comodidad y la adecuación a las necesidades conjuntas.
• Recepción y acogida. Sean cuales sean los temas a tratar, los prolegómenos son fundamentales. Es el momento de agradecer, dar la bienvenida y estimular la buena predisposición entre los asistentes.
• Ritmo. Uno de los principales enemigos de la eficacia asamblearia es la monotonía, por lo que el moderador ha de esforzarse al máximo. Solo así conseguirá que ese flujo de sucesivas intervenciones y puntos de vista no derive en monólogos tediosos, de autolucimiento o carentes de interés.
• Actas y relatorías. Debe quedar constancia física de todo lo tratado y, sobre todo, de los acuerdos adoptados. También los consensos alcanzados y los debates mantenidos han de ser reflejados. Las actas son la memoria de lo sucedido. En cuanto a las relatorías, establecen a qué público van dirigidas esas actas y determinan el enfoque comunicacional aplicable.
• Cierre y despedida. Es mala opción acabar por agotamiento, aburrimiento o desesperación. Debes mantener la soberanía sobre el acto de comunicación desde el principio hasta el final. Los tiempos marcados son la referencia, si bien se admite una cierta flexibilidad para dejarlo todo atado o, al menos, esbozado para próximos encuentros.

Por qué fracasan las asambleas de socios

Hay muchas maneras de fracasar en la órbita asamblearia, aunque podemos agruparlas en estos motivos generales:

1. Monopolización de la palabra. Solo unos pocos hablan y expresan sus ideas, sin dejar espacio a los demás.
2. Monotematización de problemas externos. Se repiten las desigualdades o carencias que no pertenecen al ámbito de actuación de los presentes, lo que acaba bloqueando cualquier clase de avance.
3. Falta de creatividad. La ausencia de preguntas originales y la falta de soluciones innovadoras llevan a repetir una y otra vez lo mismo.
4. Cerrazón y falta de apertura. Se da cuando desaparece el esfuerzo para hacer parte a los que no forman parte, o priman los intereses egoístas frente a los colectivos.
5. Inexperiencia y falta de preparación. A menudo, una pésima realización y organización de las asambleas por parte de sus promotores y gestores deriva en el fracaso.

Principales consejos para mejorar la eficacia de las asambleas

La comunicación humana es maravillosa y, al mismo tiempo, compleja e indescifrable a menudo. Cuando se concreta en este tipo de reuniones participativas que deben adoptar decisiones importantes, es preciso controlar y tener en cuenta muchas claves y recomendaciones.

En este apartado queremos proporcionarte un buen número de ellas. Empezaremos por la figura del moderador, la piedra angular del éxito en este tipo de comunicaciones.

Consejos para moderar una asamblea de socios

Al analizar la eficacia, el enfoque y el régimen de una asamblea, el rol de quien modera se concreta como una cuestión crucial. Asume funciones importantes y de él depende la correcta activación del flujo informativo.

Por otra parte, la preparación es fundamental. De igual modo que planificas las reuniones de la junta directiva en tu asociación, debes preparar muchísimo cualquier asamblea.

Si eres el moderador elegido, adopta estas medidas:

• Introduce el encuentro de forma amable y educada.
• Presenta el plan previsto y lee el acta anterior para su aprobación.
• Lee el orden del día.
• Solicita, de modo persuasivo, que las intervenciones se ajusten específicamente al orden del día.
• Modera de forma positiva y conciliadora, sin descalificar ni minusvalorar ninguna intervención.
• Frena los enfrentamientos verbales, las repeticiones y la monopolización de la palabra.
• Busca el consenso. Identifica los puntos de encuentro y recuérdalos al grupo.
• Sintetiza las posiciones de cada tema para que resulte más sencillo llegar a acuerdos comunes.

Por el contrario, lo que no debes hacer es bloquear ninguna propuesta, imponer tus opiniones o creencias, convertirte en protagonista o marcharte sin dejar a un sustituto al mando.

Cómo preparar una asamblea

Los estudios previos son fundamentales en cualquier formato de comunicación, incluso en régimen de asamblea. Básicamente, hay cuatro pilares en los que debes centrar tu esfuerzo preparatorio:

• Tema. Es preciso documentar la información relacionada con las cuestiones a tratar. Ser un experto en la materia y empaparse de los aspectos objeto del debate y de sus características resulta imprescindible. Debes hacerlo como participante, como organizador y como moderador, si es el caso. Si tú organizas el acto, una buena idea es proporcionar información útil a los asistentes para ayudarles a prepararse.
• Promotor. Es la entidad o la persona que decide llevar a cabo esa asamblea. Debes conocerla e investigar sus fines, sus objetivos y sus circunstancias para, de este modo, tener una noción más completa de la situación.
• Contexto. Ahonda también en los factores externos y coyunturales que afectan a los temas tratados y a esa realidad de comunicación. De hecho, estos problemas o circunstancias externas o sobrevenidas pueden determinar o bloquear la toma de ciertas decisiones. Por ejemplo, no es lo mismo asistir a estas asambleas con derecho a voto cuando la situación económica colectiva es buena que todo lo contrario.
• Asistentes. El público en estos actos es, a la vez, protagonista de la comunicación. Si sabes cómo son y qué expectativas, intereses y deseos mueven a los asistentes, tendrás mucho más fácil influir y persuadirlos. A menudo, si diriges una asociación, tienes la posibilidad de conocer a fondo a tus asistentes. Las bases de datos de Berrly sobre tus socios te ayudarán mucho al respecto.

Consejos de comunicación efectiva para las asambleas

Alcanzar acuerdos es, en principio, el objetivo principal de las reuniones asamblearias. Si quieres hacer realidad este fin, es importante que adoptes y difundas buenas pautas de comunicación gano-ganas:

• Ten clara cuál es la alternativa mejor a un acuerdo negociado. Cuanto mejor sea tu plan B, más fuerza tendrás para forzar un compromiso compartido.
• Entiende perfectamente la naturaleza del conflicto. No te quedes en la superficie, profundiza en las causas y en la esencia de lo que está pasando.
• Asume que acordar es ceder. Imponer no es llegar a acuerdos; si no estás dispuesto a renunciar a algo, la otra parte nunca te dará su apoyo.
• Genera ideas propias, no te limites a repetir las ajenas. Analiza, experimenta y vive los temas tratados. A partir de las vivencias personales, tendrás un dominio total de la materia.
• Comunica de corazón a corazón. Habla desde tu afectividad y hacia la de los demás. Utiliza recursos emocionales, interesa, persuade y ten claro que los afectos influyen en la percepción. Así que ponte un guante de seda oratorio sobre un puño de hierro. Sé firme en los principios y suave en las formas.
• Ofrece salidas. Aplastar al interlocutor no tiende puentes, sino que los dinamita. Quizás en una asamblea concreta te ayude a cerrar algún asunto, pero te impedirá volver a hacerlo en el futuro.
• Evita leer o memorizar tus intervenciones. Sé tú mismo y cuéntalas como te surgen, con el apoyo de un guion previamente elaborado. La naturalidad es imprescindible para comunicar con eficacia.

Llegados a este punto, estás más preparado para participar o dirigir una asamblea de socios en tu organización. Tienes en tu mano poner los medios para incrementar su eficacia y conseguir, con ella, los objetivos planteados.