La gestión de socios es una actividad fundamental en el devenir de cualquier clase de asociación, club o colectivo humano. De hecho, constituye la base de la organización y determina la posibilidad de alcanzar los objetivos planteados.

En los tiempos actuales, existe una herramienta potentísima para llevar a cabo esta gestión: el big data. Nunca como hasta ahora habías tenido a tu disposición tanta información ni la capacidad de trabajarla y analizarla tan bien en tiempo real.

Tu base de datos es un auténtico tesoro, sobre todo si tienes claro cómo gestionarla. En este contenido te proporcionamos algunas referencias valiosas para hacerlo.

Importancia de las bases de datos en las organizaciones actuales

La base de datos de socios permite cuantificar las características y la información relacionada con ellos. Por lo tanto, su presencia es imprescindible para alcanzar las metas y los propósitos de cada entidad.

Con su apoyo y su respaldo, los socios dan sentido al trabajo realizado y determinan la capacidad real de actuación. Gracias a sus aportaciones, proporcionan el sustrato económico necesario y, cuantos más son, mayor trascendencia y visibilidad se obtiene. De ello deriva, por ejemplo, la posibilidad de acceder a más ayudas y subvenciones, así como la fortaleza para asumir nuevos retos y proyectos.

Cuidarlos se convierte, pues, en una cuestión capital para toda entidad del tercer sector. Y, para ello, necesitas conocerlos. Saber quiénes son, qué buscan, cómo actúan, de qué modo se relacionan con la organización y cuáles son sus intereses es la llave del éxito en este apartado.

Antes, esta labor dependía de complejas y costosas investigaciones de mercado difícilmente asumibles. Ahora, las organizaciones cuentan con las herramientas tecnológicas óptimas para adquirir estos conocimientos con mayor fiabilidad, rigor y economía.

El big data lo ha hecho posible. Solo tienes que contar con una buena base de datos para disfrutar de este universo de conocimientos con el que interpretar la realidad.

Big data, un cambio de paradigma

Gracias a esta tecnología, tu organización puede tomar decisiones de modo más veloz, eficaz y sencillo. Además, el caudal de información que proporciona permite identificar oportunidades y debilidades con antelación. De este modo, en el plano social, estás en condiciones de tratar mejor a quienes constituyen la esencia de tu entidad.

El big data gestiona datos que, con métodos tradicionales, resultaría imposible compilar y procesar. Pero su importancia real no es que pueda acumular mucha información, sino todo lo que puedes hacer con ella. Básicamente, encontrar respuestas a las preguntas esenciales que afectan a tu asociación o club.

La gestión adecuada de los datos generados por tu organización te ofrece importantes ventajas:

• Ahorro económico. Los costos se reducen, sobre todo en dos direcciones. En primer lugar, porque almacenar ingentes cantidades de datos útiles resulta mucho más barato que nunca gracias a la nube y a estos sistemas. Además, analizar la realidad a través de ellos permite evitar errores, así como economizar u obtener más recursos.
• Decidir mejor en tiempo real. Conocer qué está pasando simplifica las dificultades decisionales. El análisis exhaustivo, casi inmediato, es clave para el acierto.
• Conocer las fortalezas y las oportunidades. Los datos no mienten, y esos conocimientos se encuentran ahí, a tu disposición, si sabes usarlos. Un buen software de gestión de socios te guía y apoya en el proceso.
• Identificar fallos, debilidades, problemas y amenazas. De igual modo, puedes anticiparte y conocer aquello que no está funcionando bien o que podría mejorarse.
• Satisfacer a tus socios y colaboradores. Conocer mucho mejor a tu caudal humano te permite establecer qué motivaciones lo impulsan y actuar en consecuencia.
• Mejorar la comunicación de tu organización. Para empezar, tu base de datos incluye los canales y medios de contacto precisos. Asimismo, al conocer mejor a este público social, tienes la capacidad de crear contenidos o mensajes más acertados y efectivos.
• Obtener información exprés. Solo necesitas unos segundos para encontrar los datos que buscas y relacionarlos como te interesa. ¡Consigue el feedback oportuno en cuanto te hace falta!

Sin duda, el big data lo está cambiando todo. De entrada, decidir bien es más sencillo que antes. Adicionalmente, ha generado una instantaneidad global incontestable. Los plazos se han acortado de forma considerable: ya nada puede esperar, todo es inmediato y se exige que lo sean, también, las reacciones de las entidades.

Esta tecnología supone, por lo tanto, un respaldo definitivo a tus posibilidades organizativas. Pero también, y al mismo tiempo, una exigencia compartida que deja fuera a quien no se adapta bien y desaprovecha estas posibilidades.

Cómo debe ser la gestión de socios en los tiempos actuales

La gestión de socios en las entidades del tercer sector es fundamental para la supervivencia y la adecuación a tus metas organizativas. Hoy en día, debe ser:

• Inmediata. Sin esperas, tienes que poder actuar y decidir al instante.
• Completa. Se sustenta en datos globales y tiene un carácter integral.
• Ágil. No solo es rápida, también sencilla e intuitiva.
• Cercana. Se trata de una relación de proximidad sostenida en el tiempo.
• Respetuosa. Los socios deben sentirse seguros y confiados en todo momento.
• Eficaz. Ha de permitir tomar buenas decisiones y ejecutarlas con efectividad y adecuación.
• Con engagement. Establecer vínculos sinceros y conexiones emocionales con los socios es básico para el éxito.
• Tecnológica. Ha de basarse en los avances actuales para simplificar el proceso y facilitarlo al máximo.

Este último aspecto determina acceder al resto de los atributos. Si tienes a tu disposición una solución técnica avanzada, cualificada y puntera, irás en la dirección adecuada.

Gestión de socios eficaz: diez consejos para tu base de datos

Vamos a poner a tu alcance unas recomendaciones muy valiosas para sacarle el máximo partido a tu base de datos de socios.

Son máximas extraídas de la experiencia y modus operandi que favorecen los mejores resultados. O, en su defecto, te alejan de errores de consecuencias impredecibles. Si sigues este decálogo, todo irá mucho mejor.

1. Elige un buen sistema tecnológico de gestión de datos

Es el punto de partida básico. Sin una buena selección en este sentido, arrastrarás dificultades. El gestor de base de datos de Berrly te ofrece una fiabilidad absoluta y todas las prestaciones que necesitas.

Carece de limitaciones en el número de socios, permite gestionar altas y bajas, crear fichas, agrupar por grupos y crear carnés personalizados con códigos QR. Y no solo eso, los datos se actualizan con gran rapidez y puedes obtener al instante informes y listados personalizados. Asimismo, te da la oportunidad de configurar correos automáticos, segmentar, etiquetar y asignar notas de seguimiento.

Con su configurador de automatismos, el sistema te avisará de cualquier elemento individual o grupal que consideres importante.

Con sus prestaciones, tienes todo cuanto necesitas:

• Base de datos actualizada y completa.
• Cumplimiento del RGPD.
• Recursos para comunicaciones.
• Gestión de cobros y pagos.
• Venta de entradas.

2. Mantén la información actualizada

Si cuentas con un sistema dotado con automatismos, bien concebido y desarrollado, podrá alimentarse directamente de muchas de las fuentes definidas. En cualquier caso, es clave que dediques tiempo y recursos a mantener actualizados sus contenidos.

Los cambios en los datos de contacto, las reclamaciones, las muestras de satisfacción y cualquier solicitud recibida deben ser incorporadas al sistema. Piénsalo bien: ¿qué sentido tiene contar con una base de datos social obsoleta y desactualizada? Es como resolver un ejercicio de química con una tabla de valencias erróneas.

Se estima que los datos tienen una vida media de veinte meses, por lo que tienes que alimentar tu software de gestión de socios con esas novedades decisivas. Lo dicho, la automatización puede ayudarte al respecto.

3. Gestiona bien los accesos y prioriza la seguridad

Permitir el acceso a esta fuente de conocimientos e indicadores útiles a todos los que pueden aprovecharlos en tu asociación es valiosísimo. Sin embargo, la seguridad de los datos ha de ser prioritaria.

Recuerda que tu entidad es responsable legal de cualquier fuga o incumplimiento del RGPD. Por ello, hay que definir bien cuántas personas podrán acceder a los datos y con qué requisitos y condiciones. La generación y la gestión de contraseñas, así como el cifrado y el enmascaramiento de los datos, son esenciales para salvaguardar la confidencialidad.

4. Depura la base de datos

Prescinde de la información que no aporta valor real a tu organización. Emplear el big data no supone acumular indicadores hasta el infinito, sino aprovechar al máximo los verdaderamente útiles.

Los datos inútiles tan solo ocupan espacio y ralentizan el procedimiento. Además, recoger y compilar esos ítems puede cansar a tus socios y dificultar que después te proporcionen la información realmente útil. En definitiva, elimina lo que sobra y no pidas lo que no te hace falta.

5. Determina las segmentaciones apropiadas

Para obtener el máximo valor de tus datos, segmentar resulta esencial. En este sentido, te permite interpretar mejor la realidad, conocer más a fondo a tus tipos de público y tomar decisiones más específicas y efectivas.

Cada asociación o club presenta sus propias circunstancias y características, por lo que tienes que establecer qué criterios de segmentación sirven a la tuya. Estos son algunos de los habituales:

• Tipología.
• Ubicación geográfica.
• Servicios o proyectos de interés.
• Antigüedad.
• Género.
• Edad.
• Clase social.
• Motivaciones.

6. Normaliza para optimizar

Establecer una serie de reglas y normas de uso, consulta y suministro de información es vital para aprovechar tu base de datos de socios. Sobre todo cuando la utilizan, alimentan y gestionan varias personas conjuntamente.

Si no hay unos criterios comunes claros, cada uno aplicará su estilo personal, lo que generará redundancias, inconsistencias y problemas evitables.

Normalizar te ayuda a ahorrar tiempo en las consultas y favorece la obtención de información más certera y productiva.

7. Unifica los contenidos

Es una cuestión tan determinante como la anterior. A menudo, el sustrato informativo llega desde diferentes vías. Puede proceder de formularios, anotaciones de atención al cliente, contratos, facturas, presupuestos, compra de datos, etc.

Incluso puede suceder que esté repartida por ficheros y programas distintos, desde un Excel al programa de correo electrónico, por ejemplo.

En consecuencia, antes de volcar esas informaciones, has de unificar y crear pautas comunes. Debes tenerlos todos en el mismo sistema y en similares condiciones para que sean comparables y posibiliten establecer conclusiones fiables.

8. Cuenta con un encargado de protección de datos

Aunque ya hemos hablado previamente de la seguridad, es un tema trascendental que necesitas priorizar. Desde luego, tu sistema ha de cumplir la ley y permitir la inmediata rectificación o eliminación de los datos de los socios que lo pidan.

El Reglamento General de Protección de Datos es una referencia máxima que hay que respetar al cien por cien. Para conseguirlo, la presencia de un responsable o delegado en este campo suele ser un acierto y evita errores, complicaciones y sanciones.

9. Capacita a tus colaboradores

Implementar una herramienta de gestión de socios avanzada no sirve de nada si quienes deben usarla no son capaces de hacerlo. Por lo tanto, es otra prioridad dotarlos de las habilidades y conocimientos adecuados para que se desenvuelvan con el software escogido.

Una de las ventajas de Berrly es que su manejo es intuitivo y muy sencillo. Así, este periodo de aprendizaje y adaptación se reduce al mínimo. En cualquier caso, no cometas el error de dar herramientas útiles sin enseñar ni motivar a usarlas.

10. Crea un clima favorable

El miedo al cambio es habitual en muchas personas y organizaciones. También suele ocurrir cuando se incorpora el big data para gestionar socios. Lo que a la larga es una fuente de ventajas, progreso y eficacia, puede vivirse al principio como una amenaza o una dificultad insalvable.

Por eso, te conviene fomentar en tu club o asociación un estilo compartido de aceptación y compromiso. Trabaja la comunicación y el liderazgo en esta línea, sé transparente y comparte con tus colaboradores las ventajas y los beneficios de esta evolución.

Crea, en definitiva, el mejor caldo de cultivo para:

1. Aceptar, utilizar y aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas adquiridas.
2. Concienciar y motivar sobre la importancia de gestionar correctamente a los socios.

Llegados a este punto, la conclusión es clara: apuesta por una gestión de socios efectiva. Ponte en manos de Berrly y sus recursos tecnológicos para aprovechar al máximo estos datos sociales y tener más satisfecho a este público decisivo.