Las organizaciones del tercer sector suelen gestionar la cuota de socio a través de domiciliación bancaria con un fichero SEPA que envían al banco. Sin embargo, muchos responsables de estas entidades notan que este procedimiento se ha quedado antiguo.
En Berrly te proporcionamos toda la información necesaria y consejos prácticos para mejorar la gestión de cobros de cuota de socio. ¿Quieres optimizar la contabilidad y tener más abonados y socios?
Gestión de cobros para ONG: consejos para optimizar este proceso
Piensa por un momento en la gran cantidad de beneficios que supondría para tu ONG automatizar los pagos. Estos son algunos de los consejos que te proponemos para lograrlo:
- Simplifica los procesos valiéndote de las oportunidades que te brindan las nuevas tecnologías.
- Encuentra un software que te permita ahorrar tiempo. Así podrás dedicarlo a otras actividades más importantes de tu empresa.
- Forma a tu plantilla para que se adapte al ritmo de transformación digital de tu entidad. Así incrementas el rendimiento y mejoras los resultados.
- Fíjate como objetivo reducir el cashback (las devoluciones). Esto contribuye al ahorro de costes.
- Mejora la experiencia del socio con una estrategia mucho más amable de cobro. Esto repercute en la satisfacción y las opciones de incrementar la cifra de socios.
- Agiliza la tesorería, el sistema de donaciones económicas y otras aportaciones, y el cobro de cuotas.
- Unifica tu base de datos. Actualiza y segmenta cada entrada con etiquetas inteligentes.
- Personaliza la comunicación con los socios.
- Mejorar la planificación de los eventos y actividades, y sincronízala con los socios.
- Fideliza a tus socios ofreciéndoles un área de perfil exclusiva en una aplicación. Con ello, mejoras la comunicación y facilitas el intercambio de información de manera instantánea.
- Publica el calendario de actividades actualizado y sincronizado con los socios.
Si sigues estas recomendaciones, verás que en poco tiempo mejoran tus resultados tanto de contabilidad como de fidelización de la masa asociativa.
¿Por qué y cómo automatizar tu gestión de cobros de cuota de socios?
Automatizar significa reducir tiempos, número de errores y pérdidas económicas. Esa es la principal razón por la que deberías implementar una solución como la que te ofrece la tecnología con Berrly.
Podrás digitalizar este trámite, de manera que el cobro de cuotas pasa a ser una suscripción con tarjeta de crédito, tal como hace Netflix. El producto que se comercializa es un software as a service (SaaS) de gestión para organizaciones no empresariales.
El sistema ofrece múltiples funcionalidades que contribuyen a mejorar la gestión de las organizaciones del tercer sector y clubes deportivos.
Están centradas en facilitar la gestión administrativa del club o entidad y en su relación con el socio. Por ejemplo, en un partido, no se gestiona el desarrollo deportivo del encuentro, sino la afluencia del público al evento y la venta de entradas.
Sus funcionalidades son las siguientes:
- Cobro de cuotas, domiciliación de recibos.
- Verificación de deudas pendientes.
- Base de datos.
- Altas y preinscripciones de forma online.
- Envío correos electrónicos y notificaciones al móvil en tiempo real.
- Gestor documental. Espacio en la nube para que compartas material y documentación con tus socios de forma rápida y sencilla.
- Zona privada de socios.
- Crea carnés de socios digitales, con código QR, o en versión descargable e imprimible.
- Eventos y venta de entradas. Distribución adaptada a las necesidades de cada ONG.
- Encuestas y votaciones.
- Análisis de datos
- Developers. API abierta y OpenData para que desde tu organización pueda conectar Berrly con software de otras empresas y con la Administración pública.
- App móvil (Android/iOS). Permite a tus socios estar más conectados a través del teléfono móvil.
¿Qué ventajas tiene la automatización de los cobros de cuota de socio?
Son innumerables y, además de las ya citadas, tienes estas:
- Minimizas el riesgo de errores.
- Planificas con más visión estratégica.
- Satisfaces más y mejor a tu audiencia.
- Proyectas una imagen superior, más atractiva, diferencial y respetable.
- Fidelizas a tus seguidores y atraes a nuevos públicos.
Facilita el cobro de cuotas recurrentes y habilita un sistema de aportaciones económicas y donaciones con emisión automática del modelo 182 AEAT.
Hace posible la generación de partidas de deuda según actividades y ficheros SEPA, que quedan listos para su envío a la entidad bancaria con la que trabajes.
Además, te permite ofrecer a las personas asociadas varios sistemas de pago, que incluyen:
- Domiciliación (SEPA).
- Tarjeta de crédito.
- Transferencia.
- Efectivo.
7 consejos valiosos para automatizar con éxito la gestión de cobro de cuotas de socio y la domiciliación bancaria
¿En tu organización también gestionas las cuotas de socio a través de domiciliación bancaria con un fichero SEPA que envías a vuestra entidad bancaria?
Déjanos decirte que este método es muy mejorable, gracias a las ventajas que aportan la innovación y las nuevas tecnologías. Aquí tienes siete consejos valiosos para afrontar este proceso:
- Automatiza las remesas. Con el software de Berrly, estas remesas pueden automatizarse y ya no requerirán una acción manual. Con ello, evitas el riesgo de errores y ahorras dinero y tiempo. Si el socio te devuelve el recibo, no supondrá un coste adicional ni para ti ni para él.
- Recurre a fórmulas de pago por suscripción. Con esta tecnología que te proporcionamos, podrás disfrutar de fórmulas de pago por suscripción que te resultarán mucho más cómodas. No tendrás problema para seguir la trazabilidad y también dispondrás de la opción de ofrecer el pago de cuota con tarjeta de crédito.
- Analiza y toma decisiones basadas en datos. Este software hace posible el análisis de datos y el conocimiento de los indicadores más útiles para tomar decisiones en tu ONG. Podrás generar informes, gráficos y mapas de calor.
- Investiga todas las opciones que te presenta el mercado. Pregunta a varios proveedores de software y decide cuando lo tengas todo claro.
- Prepara a todo tu equipo para una cultura organizacional basada en la innovación y la creatividad. Es una fórmula ganadora para crecer.
- Proporciona a tus socios potenciales y reales las mejores herramientas para el pago y para las relaciones y la comunicación con tu entidad.
- Gestiona a tu equipo de contabilidad, fórmalo y motívalo. Sus miembros serán, en gran parte, la clave del éxito del proceso de digitalización.
Todo ello repercutirá en una mayor eficacia en el departamento de contabilidad.
¿Cómo influyen la calidad y la optimización de la gestión de cobros en una ONG?
Este tipo de software tiene una finalidad instrumental, que afecta directamente y de manera positiva en:
- La eficiencia operativa.
- La rentabilidad.
- La satisfacción del cliente.
Las organizaciones que son susceptibles de beneficiarse de sus ventajas son, entre otras:
- Asociaciones culturales.
- Asociaciones del ámbito social o medioambiental.
- Asociaciones de vecinos.
- Federaciones.
- Partidos políticos.
- Sindicatos.
- Asociaciones de pacientes.
- Clubes deportivos.
Otra de las grandes ventajas de esta herramienta informática es que te permite dejar atrás las hojas Excel desorganizadas. Con este recurso, eso será cosa del pasado porque podrás unificar la base de datos de tu ONG, totalmente actualizada de manera sencilla y rápida.
Los registros duplicados no serán un problema, porque toda la información estará cuadrada, con los socios segmentados. Para ello, se usa un sistema de etiquetas inteligentes, que también crea formularios para la captación online.
De igual manera, podrás tramitar las altas y bajas en pocos segundos, con toda la información centralizada y sin duplicidades.
¿Qué beneficios tiene un software as a service para la gestión de cobros?
El software como servicio o software as a service es una forma de proporcionar herramientas de última tecnología por distribución online y pago según consumo. Lo más habitual es que el cliente se suscriba a un servicio informático y pague por su uso de una manera periódica.
Ejemplos de esto son aplicaciones empresariales de:
- Correo electrónico.
- CRM para gestionar las relaciones con los clientes.
Con el trabajo en la nube y el modelo SaaS, las empresas pueden disponer de las herramientas tecnológicas más modernas y avanzadas a costes accesibles.
El ahorro es enorme con respecto a lo que sería que ellas tuvieran que desarrollar estas soluciones e ir actualizándolas. De hecho, sin este modelo, la transformación digital no sería factible para muchas organizaciones, por los altísimos costes que tendría.
De hecho, entre los clubes que ya usan estas soluciones están:
- Rafa Nadal Club.
- Club Esportiu Europa.
- Real Avilés Industrial.
- Clubes de la liga ASOBAL de balonmano. Primera División profesional.
- Clubes de esquí.
- Clubes de voleibol.
En sus departamentos de contabilidad tienen que llevar un control de las cuotas de socio y los pagos de cada donante. Hay una amplia casuística que complica tareas relacionadas, como cuotas que superan una fecha de vencimiento, pero que no se han incluido en una remesa. También puede haber pagos devueltos o en proceso.
Además, las cuotas pueden modificarse en importe o incluso en periodicidad para determinados perfiles de socios o para todos. En este sentido, hay cuestiones que pueden ser automatizadas, con el consiguiente ahorro de tiempo y eliminación del riesgo de errores.
¿Qué le aporta un software de gestión de cobros tu asociación o club deportivo?
Las ONG son entidades que, en muchos casos, están dotadas de estructuras jerarquizadas similares a las empresariales. Algunas presentan una cultura organizacional consolidada, con un alto grado de profesionalización, grandes presupuestos y elevado volumen de negocio.
De hecho, están las que desarrollan una parte productiva o prestadora de servicios como fórmula de sostenimiento económico. Asimismo, un alto número canaliza flujos constantes de capital proveniente de las cuotas de sus socios.
Sus principales fuentes de financiación son las siguientes:
Fuentes públicas:
- Unión Europea.
- Administración General del Estado.
- Gobiernos autonómicos.
- Diputaciones provinciales.
- Ayuntamientos.
Fuentes privadas:
- Cuotas de socios.
- Convocatorias de ayudas o subvenciones.
- Donaciones puntuales.
- Prestación de servicios.
- Rentas de patrimonio.
Con un software de gestión de cobros, en todo momento dispones de un programa que te permite enviar correos y comunicarte con tus socios de forma personalizada. Puedes automatizar tareas repetitivas. Además, es posible enviar mensajes a multitud de destinatarios a la vez, incluso personalizándolos con etiquetas.
El uso de plantillas hace más fácil y ágil la comunicación. De igual forma, puedes analizar los resultados de tus campañas. Esto lo consigues gracias a una herramienta que te ofrece información sobre comunicaciones recibidas, abiertas o clicadas.
Por otro lado, no tendrás problema con direcciones erróneas. Podrás eliminarlas sin dificultad. En esta misma línea de comunicación con los socios, tendrás la posibilidad de interactuar con ellos en tiempo real. Desde su zona privada, ellos podrán actualizar sus datos y esta información quedará sincronizada con tu base de datos.
En esa área de socio, ellos dispondrán de toda la información necesaria. Esto incluye:
- Comunicaciones.
- Calendario de eventos.
- Confirmación de asistencia a actos y otras actividades.
- Comentarios.
- Pagos.
En un escenario en que las ONG deben aumentar su eficacia y competitividad, un software de cobros les proporciona la llave del crecimiento y la sostenibilidad económica.
¿Cuál es la mejor decisión para tu ONG?
Las ONG se enfrentan al reto principal de optimizar su gestión en un entorno de escasez de recursos, competencia y transformación digital. Este sector experimentó desarrollo, crecimiento y diversificación durante los primeros años del siglo por la bonanza económica y el apoyo público a través de presupuestos expansivos. Esa trayectoria se vio truncada con la crisis de 2008.
Desde entonces, está sometido a un alto nivel de exigencia y una tensión creciente, sobre todo, por la escasez de recursos y la crisis económica. A esto se suma el desafío que ha supuesto para muchas de ellas la transición desde modelos de gestión tradicional a otros digitalizados y automatizados.
Si eres el responsable de una ONG, sabrás el desafío que ha supuesto integrar la innovación como valor estratégico y transversal. Habrás tenido que afrontar la transformación de los procesos internos valiéndote de las nuevas tecnologías para generar un valor añadido y una ventaja competitiva. ¿Te sientes identificado con lo que te estamos contando? Entonces, te interesa saber cómo mejorar tu gestión de cobros de la cuota de socio.
Como ves, ha llegado el momento de dar el paso definitivo a la transformación digital en tu ONG. Ahora es más fácil que nunca pasar de la domiciliación bancaria SEPA de la cuota de socio al pago por suscripción con SaaS. Esta es una cuestión que podría tener que someterse a la decisión en una junta directiva. Por lo tanto, es bueno que recabes toda la información que necesites para dar el paso y poder beneficiarte de todas las ventajas de los nuevos modelos de gestión fundamentados en la tecnología y en el trabajo en la nube.